ORGANITZACIÓ D’ARXIUS ADMINISTRATIUS
Quan treballem amb documentació, ho fem per tal de donar resposta a unes necessitats concretes. Per garantir la validesa de la nostra feina, hem d’assegurar-nos que la documentació que gestionem està correctament executada i pot ser utilitzada en qualsevol moment que la necessitem.
Per aquesta raó s’han desenvolupat tot un seguit de tècniques arxivístiques que cal tenir en compte a l’hora de generar documentació en una empresa:
-
Evitar acumular documentació i organitzar-la.
-
Facilitar l’accés a la informació per a totes les persones que puguin gestionar-la.
-
Alguna cosa no va bé si es dedica massa temps a trobar un document.
-
Evitar tenir un espai com a calaix paperera.
La major part de la documentació, tret d'excepcions concretes, deixa de ser imprescindible en la gestió administrativa al cap d'un temps, ja no és consultada i, en canvi, ocupa un espai.
En els cas d’empreses petites i mitjanes, normalment no es disposa d’un dipòsit on transferir la documentació, per això, per tal de millorar la seva organització, podem emmagatzemar-la en format digital, ocupant així menys espai físic o també, podem establir què cal guardar i què es pot destruir, i quan de temps cal conservar els diferents tipus de documentació que es genera.
Des d’Alcub Serveis volem oferir un servei de qualitat documental per garantir els processos de creació i control de documents per tal que siguin el màxim d’eficaços.
L’objectiu és la planificació, la creació, l'ús, l’organització, el tractament i l'avaluació dels documents generats o rebuts per una empresa en l’exercici normal de les seves funcions i activitats.
D’aquesta manera millorarem la gestió administrativa, garantirem la protecció de dades i conservarem la documentació de l’empresa.
Així doncs, des d’Alcub Seveis farem una avaluació de la documentació generada per l’empresa per tal de classificar-la, ordenar-la i descriure-la; així com, el seu emmagatzematge i localització per tal de facilitar la seva consulta.
